Die Zeiten der Papierrechnungen sind vorbei! Elektronische Rechnungen, auch E-Rechnungen genannt, setzen sich als neuer Standard im modernen Geschäftsverkehr durch. In der öffentlichen Verwaltung sind sie bereits seit vielen Jahren gesetzlich vorgeschrieben, im Steuerrecht sind sie ebenfalls weitreichend etabliert und ab dem 1. Januar 2025 wird es auch im geschäftlichen Bereich zwischen Unternehmen (B2B) eine Pflicht zur E-Rechnung geben. Es ist also an der Zeit, sich eingehend mit der E-Rechnung zu beschäftigen! Im Folgenden erläutern wir Ihnen daher alles Wissenswerte: Erfahren Sie, was eine elektronische Rechnung überhaupt ist und was Sie zur bevorstehenden Verpflichtung wissen müssen. Zusätzlich zeigen wir Ihnen, wie eine E-Rechnung funktioniert, wie man Sie erstellen kann und welche steuerlichen Anforderungen und Pflichtangaben zu berücksichtigen sind.
Das Wichtigste vorab kurz zusammengefasst
- Eine E-Rechnung für öffentliche Aufträge ermöglicht es, Rechnungsinformationen elektronisch zu versenden und automatisch in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu verarbeiten.
- Im Steuerkontext bezeichnet eine E-Rechnung eine Rechnung, die komplett digital erstellt, versendet und empfangen wird.
- Bislang sind nur Lieferanten und Dienstleister, die öffentlichen Auftraggebern Rechnungen ausstellen, dazu verpflichtet, dies elektronisch zu tun. Ab dem 1. Januar 2025 wird diese Pflicht zur E-Rechnung jedoch auch auf den B2B-Sektor ausgeweitet.
- Papierbasierte Rechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht den neuen Anforderungen entsprechen (wie z.B. PDF-Rechnungen), werden künftig als "sonstige Rechnungen" klassifiziert.
- E-Rechnungen bieten gegenüber traditionellen Papierrechnungen Vorteile wie eine schnellere, kostengünstigere und automatisierte Verarbeitung.
- In steuerlicher Hinsicht müssen elektronische Rechnungen alle gesetzlich erforderlichen Pflichtangaben beinhalten sowie in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen werden, wobei ihre Authentizität, Integrität und Lesbarkeit sicherzustellen sind.
Was ist eine E-Rechnung?
Zunächst einmal klären wir die Frage: “Was bedeutet E-Rechnung?” Der Begriff E-Rechnung ist eine Abkürzung und steht für “elektronische Rechnung”. Prinzipiell können dabei verschiedene Typen von elektronischen Rechnungen gemeint sein: E-Rechnungen gemäß der EU-Richtlinie über eine elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen, allgemeinere E-Rechnungen des Steuerrechts sowie E-Rechnungen der neuen Definition einer E-Rechnung nach dem Wachstumschancengesetz.
E-Rechnung bei öffentlichen Aufträgen (Richtlinie 2014/55/EU)
Eine E-Rechnung im Rahmen öffentlicher Aufträge gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU, umfasst Rechnungsinformationen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz, das auch zusätzliche Dokumente einbeziehen kann. Dieses Format ermöglicht, dass Rechnungen elektronisch übermittelt sowie ohne Medienbruch automatisch verarbeitet und zur Zahlung aufbereitet werden können. Eine bloße bildliche Darstellung wie ein PDF erfüllt nicht die Anforderungen einer E-Rechnung bei öffentlichen Aufträgen.
In Deutschland müssen elektronische Rechnungen an staatliche Stellen im XRechnung-Format eingereicht werden. XRechnung ist ein frei zugänglicher, offener Datenstandard, der den Prozess der elektronischen Rechnungsstellung in der öffentlichen Verwaltung vereinheitlichen sowie einfacher gestalten soll.
Seit dem 27. November 2018 sind öffentliche Auftraggeber in der EU durch die Richtlinie verpflichtet, E-Rechnungen zu akzeptieren und zu verarbeiten. Lieferanten sind somit angehalten, ausschließlich eine E-Rechnung an den Bund zu übermitteln, wobei bestimmte Ausnahmen bestehen, die in der E-Rechnungsverordnung (ERechV) des Bundes festgelegt sind. Dazu zählen u.a. Direktkäufe unter 1.000 Euro, Aufträge im Bereich der Außen- und Sicherheitspolitik sowie bestimmte juristische Verfahren.
Was bedeutet XRechnung?
XRechnung ist als einheitlicher Standard in Europa etabliert worden, um den Rechnungsaustausch zwischen staatlichen Institutionen und Behörden zu vereinfachen. Die Richtlinie definiert die Anforderungen an elektronische Rechnungen und regelt, welche Bedingungen für papierlose Rechnungen, den digitalen Rechnungsversand via E-Mail und den elektronischen Rechnungsempfang erfüllt sein müssen.
E-Rechnung im Steuerrecht
Im steuerrechtlichen Kontext bezeichnet eine E-Rechnung gemäß § 14 Abs. 1 S. 8 UStG eine Rechnung, die in digitaler Form erstellt, versendet und empfangen wird. Anstelle einer herkömmlichen Papierrechnung wird die E-Rechnung also in einem elektronischen Format erzeugt und kann über diverse digitale Kanäle wie E-Mail oder spezialisierte Online-Plattformen an den Empfänger gesendet werden. Auch einfache bildhafte Dokumente wie PDFs können unter Umständen die steuerlichen Kriterien erfüllen.
Nach § 14 Abs. 1 S. 2 UStG müssen alle Rechnungen, ob auf Papier oder elektronisch, außerdem drei Kriterien erfüllen: Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und ihre Lesbarkeit.
- Echtheit der Herkunft: Die Identität des Rechnungsausstellers steht zweifelsfrei fest.
- Unversehrtheit des Inhalts: Die erforderlichen Angaben nach den §§ 14 und 14a UStG bleiben unverändert.
- Lesbarkeit: Rechnungen müssen über den gesamten steuerlich relevanten Aufbewahrungszeitraum (zehn Jahre gemäß § 147 AO) lesbar sein.
Es ist wichtig zu beachten, dass für einen Vorsteuerabzug immer eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegen muss. Das Umsatzsteuergesetz schreibt zwar keine spezifische technische Umsetzung für E-Rechnungen vor, doch gescannte Papierrechnungen oder solche, die per Fax versendet werden, gelten nach UStG nicht als E-Rechnung, sondern werden als Papierrechnungen behandelt.
E-Rechnungen nach Wachstumschancengesetz
Ab dem 1. Januar 2025 gilt eine neue Definition der E-Rechnung: Das Wachstumschancengesetz trennt dann klar zwischen E-Rechnungen und “sonstigen Rechnungen”. Unter “sonstige Rechnungen” fallen Papierrechnungen oder elektronische Formate, die nicht den gesetzlichen Kriterien entsprechen, etwa eine PDF-Rechnung. Denn eine E-Rechnung muss folgende Anforderungen erfüllen:
- Erstellung, Versand und Empfang in einem strukturierten elektronischen Format, welche eine automatisierte Verarbeitung möglich macht
- Einhaltung der Richtlinie 2014/55/EU
- Einhaltung der CEN-Norm EN 16931
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Eine E-Rechung kann man in verschiedenen Formaten erhalten.
Wie sieht eine E-Rechnung aus?
Eine E-Rechnung kann je nach Kontext in verschiedenen Formaten vorkommen, und zwar als:
- Strukturierte Daten (z.B. XML-Format)
- Unstrukturierte Daten (z.B. PDF, E-Mail, Word-Dokument)
- Hybride Daten (z.B. ZUGFeRD-Rechnungen)
Mit hybriden Daten ist dabei gemeint, dass die E-Rechnung sowohl von Menschen als auch Computerprogrammen interpretiert werden kann. Beispielhaft zu nennen sind Rechnungen, die als PDF via E-Mail verschickt werden, aber gleichzeitig XML-Dateien enthalten, mit denen Rechnungen in der Buchhaltung automatisch verarbeitet werden können.
Was bedeutet ZUGFeRD?
Die Abkürzung ZUGFeRD steht für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”. Es handelt sich um ein Dateiformat, das extra für elektronische Rechnungen konzipiert wurde, für Mensch und Maschine lesbar ist und sowohl den GoBD-Vorgaben in Deutschland als auch den Richtlinien der EU entspricht.
Ist eine PDF eine E-Rechnung?
Eine PDF kann je nach Kontext in Deutschland (noch) als E-Rechnung gelten. Wird die Rechnung elektronisch erstellt, versendet und empfangen, kann das PDF-Format im Steuerrecht durchaus akzeptiert werden. Im Rahmen öffentlicher Aufträge wird dieses Format allerdings nicht anerkannt. Hier muss stets ein reiner Datensatz genutzt werden.
Aber Achtung: Ab 2025 wird eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung, unabhängig von wem sie gesendet oder empfangen wird, auch außerhalb öffentlicher Aufträge nicht mehr als elektronische Rechnung anerkannt! Dies markiert eine bedeutende Veränderung im Umgang mit der Ausstellung elektronischer Rechnungen.
Was ist der Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einer Papierrechnung?
Bei E-Rechnungen und Papierrechnungen gibt es deutliche Unterschiede und Vorteile, die sich hieraus ergeben können:
- Die E-Rechnung wird digital erzeugt und kann über Kanäle wie E-Mail oder Webportale rasch versendet werden. Im Gegensatz dazu wird die Papierrechnung physisch gedruckt und per Post verschickt, was Tage bis Wochen in Anspruch nehmen kann.
- Die E-Rechnung bietet erhebliche Kostenvorteile, indem Ausgaben für Druck, Porto und manuelle Bearbeitung wegfallen. Sie trägt außerdem zur Reduzierung von Papierverbrauch und CO₂-Emissionen bei. Im Vergleich hierzu verursacht die Papierrechnung zusätzliche Kosten und führt zu mehr Umweltbelastung.
- Die E-Rechnung lässt sich problemlos in Buchhaltungssysteme integrieren und automatisch verarbeiten, während die Papierrechnung häufig manuelle Schritte wie Scannen oder manuelle Archivierung notwendig macht.
Ist die E-Rechnung Pflicht?
Die E-Rechnung in Deutschland ist bisher nur Pflicht für Lieferanten und Dienstleister, die mit dem öffentlichen Sektor Geschäfte machen, einschließlich Bund, Länder, Kommunen sowie deren Institutionen und Betriebe. Dies wurde mit der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung im Rahmen öffentlicher Aufträge eingeführt.
Es gibt jedoch Ausnahmen von dieser Regel, wie bei Direktaufträgen, die unter bestimmte Wertgrenzen fallen. Diese Schwellenwerte und die dazugehörigen Ausnahmen können je nach Bundesland variieren.
Ab 2025 stehen jedoch bedeutende Änderungen bevor: E-Rechnungen werden ebenso zur Pflicht für den B2B-Bereich und ab 2028 auch für den internationalen Handel.
E-Rechnung wird Pflicht für Unternehmen (B2B) ab 2025
Unternehmer sind grundsätzlich berechtigt, eine Rechnung auszustellen, sobald sie eine Ware liefern oder eine Dienstleistung erbringen. Richtet sich diese Leistung an einen anderen Unternehmer (B2B), so werden im Zuge des neuen Wachstumschancengesetzes elektronische Rechnungen sogar zur Pflicht ab 2025 (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG-E), es sei denn, der betreffende Umsatz ist steuerbefreit. Für das Ausstellen einer Rechnung haben Unternehmer einen Zeitrahmen von sechs Monaten nach Erbringung der Leistung.
Einführung einer Pflicht für E-Rechnungen für grenzüberschreitenden Handel ab 2028
Die Europäische Kommission hat am 8. Dezember 2022 die Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) eingeführt, um das Mehrwertsteuersystem in der EU zu modernisieren und gegen Betrug widerstandsfähiger zu machen. Diese Initiative zielt darauf ab, die Besteuerung von grenzübergreifenden Dienstleistungen und Waren anzupassen und zu verbessern. Besonders im Fokus stehen dabei Online-Händler, für die vereinfachte Verfahren und geschlossene Schlupflöcher in der Steuergesetzgebung vorgesehen sind. Die elektronische Rechnungspflicht im grenzübergreifenden Handel ist für 2028 geplant.
Drei wesentliche Änderungen sind vorgesehen:
- Einführung eines digitalen Echtzeit-Meldesystems ab 2028: Dieses System basiert auf der elektronischen Rechnungsstellung, die für grenzübergreifenden Handel verpflichtend wird.
- Aktualisierte Mehrwertsteuervorschriften für die Plattform-Ökonomie: Plattformen, die Personentransporte und kurzfristige Unterkünfte vermitteln, werden für die Abführung der Mehrwertsteuer verantwortlich gemacht, falls dies nicht durch die Nutzer erfolgt.
- Erweiterung des „VAT One Stop Shop“-Modells: Dieses Modell vereinfacht Mehrwertsteuerzahlungen für den grenzübergreifenden Handel. Unternehmen müssen sich nur einmal registrieren und können alle steuerlichen Pflichten EU-weit über ein Online-Portal in einer Sprache erfüllen.
Zusätzlich fördert ViDA das digitale Echtzeit-Reporting und reduziert Verwaltungs- und Compliance-Kosten für Unternehmen, die in der EU grenzübergreifend tätig sind. Das EU-Format EN16931 für die elektronische Rechnung wird hierbei als Standard vorgeschlagen, wobei nationale Systeme das EU-Format unterstützen müssen.
Ab 2025 gibt es noch einheitlicher definierte Regelungen zu den Formatbedingungen einer E-Rechnung.
Was wird sich mit der Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 ändern?
Ab dem 1. Januar 2025 führt das Wachstumschancengesetz eine klare Trennung zwischen elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) und “sonstigen Rechnungen” ein. Zu den “sonstigen Rechnungen” zählen sowohl Papierrechnungen als auch solche in elektronischen Formaten, die nicht den gesetzlichen Vorgaben genügen.
Gemäß § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG-E wird eine E-Rechnung definiert als eine Rechnung, die:
- in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird
- eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht
- der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung sowie der entsprechenden Liste von Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU (entsprechend der CEN-Norm EN 16931) entspricht
Formate, die bereits die geforderten Kriterien erfüllen, sind beispielsweise die XRechnung, die vorrangig im öffentlichen Beschaffungswesen eingesetzt wird, sowie das hybride ZUGFeRD-Format, das PDF-Dokumente mit XML-Dateien kombiniert. Der Entwurf des Wachstumschancengesetzes bietet allerdings auch die Möglichkeit, andere strukturierte elektronische Datenformate zu nutzen, vorausgesetzt, diese ermöglichen eine korrekte und vollständige Extraktion der notwendigen Rechnungsdaten.
Ein einheitlicher Standard ist für die automatisierte Datenverarbeitung entscheidend, ähnlich wie bei E-Mails, wo ein Standardisierungsprinzip die konsistente Sendung, den Empfang und die Darstellung über verschiedene E-Mail-Programme hinweg sicherstellt.
Wer ist ab 2025 zur E-Rechnung verpflichtet?
Die neue Pflicht zur E-Rechnungen wird zunächst nur für Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen (B2B) gelten, sofern beide Parteien ihren Sitz im Inland (oder in den durch § 1 Abs. 3 UStG definierten Gebieten) haben. Eine vorherige Zustimmung des Rechnungsempfängers ist unter diesen Umständen nicht mehr erforderlich – es sei denn, die elektronische Rechnung entspricht nicht den neuen Vorgaben oder es besteht keine generelle Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung, wie etwa bei umsatzsteuerbefreiten Transaktionen oder bei Rechnungen über geringfügige Beträge.
Für Transaktionen mit Endverbrauchern (B2C) ist gemäß den geplanten Gesetzesänderungen weiterhin die Einholung einer Zustimmung notwendig, um elektronische Rechnungen auszustellen.
Achtung: Ausnahmen von der Verpflichtung zur elektronischen Rechnung
Natürlich gibt es auch immer Ausnahmen der Pflicht zur E-Rechnung. Beispielsweise dürfen Kleinbetragsrechnungen, die unter § 33 UStDV fallen, weiterhin als “sonstige Rechnungen” übermittelt werden, was auch die Papierrechnungen mit einschließt. Ähnliches gilt für Fahrausweise, die nach § 34 UStDV behandelt werden und ebenfalls nicht zwingend elektronisch ausgestellt werden müssen.
Beginn der Pflicht zur E-Rechnung und Übergangsregelungen
Ab dem 1. Januar 2025 wird die allgemeine Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen wirksam. In Kenntnis der umfangreichen Herausforderungen, die diese Neuerung für Unternehmen darstellt, hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 in § 27 Abs. 38 UStG-E festgelegt. Diese Regelungen wurden in der vom Bundestag verabschiedeten Fassung des Gesetzes weiter ausgedehnt, um Unternehmen mehr Flexibilität für die neue elektronische Rechnungspflicht zu bieten als ursprünglich im Regierungsentwurf geplant.
Die geplanten Übergangsregelungen für die Rechnungsstellung sind wie folgt:
Bis Ende 2025:
- Die Ausstellung von Papierrechnungen für B2B-Umsätze bleibt möglich.
- Elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, können ausgestellt werden, sofern der Empfänger zustimmt.
Bis Ende 2026:
- Die Möglichkeit zur Übermittlung von Papierrechnungen für B2B-Umsätze aus den Jahren 2025 und 2026 wird fortgeführt.
- Elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Standard entsprechen, sind weiterhin zulässig, erfordern jedoch die Zustimmung des Empfängers.
Bis Ende 2027:
- Es gelten die gleichen Regelungen wie bis Ende 2026, jedoch nur für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro.
- Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro sind hingegen zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet.
- Eine Sonderregelung gilt für Rechnungen, die über das EDI-Verfahren versendet werden, unabhängig davon, ob sie den Formatanforderungen entsprechen.
Ab 2028:
- Eine strikte Einhaltung der neuen Anforderungen an E-Rechnungen wird obligatorisch.
- Die Unterstützung für die geplanten Meldesysteme und EU-ViDA-Maßnahmen wird vorausgesetzt.
- Das EDI-Verfahren bleibt weiterhin nutzbar, sofern die umsatzsteuerlich erforderlichen Informationen korrekt und vollständig in ein mit der CEN-Norm EN 16931 kompatibles Format extrahiert werden können.
Sie haben Fragen bezüglich der neuen Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 oder benötigen Sie Unterstützung rund um das Thema elektronische Rechnungen? Dann zögern Sie nicht, sich bei uns zu melden! Als erfahrene Spezialisten kennen wir uns auf diesem Gebiet bestens aus und helfen Ihnen, alle Vorgaben korrekt zu erfüllen, um kostspielige Strafen zu vermeiden. Kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Erstgespräch!
Bei einer E-Rechnung gibt es im Gegensatz zu der herkömmlichen Rechnung Unterschiede in der Erstellung und Übermittlung.
Wie funktioniert eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung funktioniert ähnlich wie eine herkömmliche Papierrechnung, allerdings mit deutlichen Unterschieden in der Erstellung und Übermittlung:
Erstellung und Versand
E-Rechnungen werden elektronisch erstellt und versendet. Es kommen dabei verschiedene Formate zum Einsatz, beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD. Diese Formate entsprechen der europäischen Norm EN16931 sowie den Anforderungen der Richtlinie 2014/55/EU.
Empfang und Verarbeitung
Empfänger bekommen die E-Rechnung elektronisch zugestellt und können sie direkt in ihre Buchhaltungs- oder ERP-Systeme einbinden. Dies ermöglicht eine effiziente und automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten.
Es ist dabei wichtig, dass der Empfänger mit dem Erhalt von E-Rechnungen einverstanden ist, um die reibungslose Akzeptanz und Verarbeitung zu gewährleisten.
Steuerliche Vorgaben
E-Rechnungen müssen alle steuerlich erforderlichen Angaben nach dem Umsatzsteuergesetz enthalten und den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) entsprechen. Dies schließt die Sicherstellung der Unversehrtheit und Lesbarkeit der Rechnung sowie der Echtheit ihres Ursprungs über die übliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren ein.
Archivierung
Die elektronische Archivierung von E-Rechnungen muss so erfolgen, dass sie stets innerhalb einer angemessenen Frist (i.d.R. zehn Jahre) auffindbar und in unveränderter, maschinenlesbarer Form zugänglich sind.
Wie kann man eine E-Rechnung erstellen?
Sie möchten eine E-Rechnung erstellen? Dann folgen Sie diesen Schritten:
- Formatwahl: Wählen Sie in Deutschland ein standardisiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Diese Formate sind weit verbreitet und entsprechen den gesetzlichen Anforderungen.
- Verwendung von Rechnungssoftware oder ERP-System: Setzen Sie auf ein Rechnungsprogramm oder eine Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-System), das die Erstellung von E-Rechnungen im gewählten Format unterstützt.
- Erstellung der E-Rechnung: Nach Eingabe aller erforderlichen Informationen erzeugt Ihr System automatisch die Rechnung im ausgewählten elektronischen Format.
- Überprüfung der E-Rechnung: Vor dem Versand ist eine sorgfältige Überprüfung der Rechnung empfehlenswert, um Fehler zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Angaben korrekt sind und die Pflichtvorgaben erfüllt werden.
- Versand der E-Rechnung: Versenden Sie die E-Rechnung. Dies kann über verschiedene Wege erfolgen, wie z.B. per E-Mail, über einen Webservice oder über spezialisierte Plattformen wie die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) für Bundesbehörden in Deutschland.
Wie kann man eine E-Rechnung verschicken?
Eine E-Rechnung kann man auf verschiedene Weisen verschicken, abhängig von den technologischen Kapazitäten und den Absprachen zwischen Sender und Empfänger:
- E-Rechnung per E-Mail: Als mitunter einfachste Methode, eine E-Rechnung zu versenden, gilt die E-Mail. Dabei wird sie oft als Anhang in einem standardisierten Format wie ZUGFeRD oder als reine XML-Datei im XRechnung-Format verschickt.
- Electronic Data Interchange (EDI): Hierbei werden Rechnungsdaten in einem standardisierten Format direkt von einem IT-System zum anderen übertragen.
- Cloud-basierte Buchhaltungs- und ERP-Systeme: Moderne Buchhaltungssysteme und ERP-Lösungen bieten häufig integrierte Funktionen, um E-Rechnungen direkt aus der Software heraus zu versenden.
- Rechnungsnetzwerke oder -marktplätze: Diese Plattformen dienen Unternehmen als zentrale Anlaufstellen, um Rechnungen an verschiedene Empfänger zu senden oder von mehreren Sendern zu empfangen.
- Webportale: Viele größere Unternehmen oder öffentliche Institutionen betreiben spezielle Portale, auf denen Lieferanten ihre E-Rechnungen direkt hochladen können.
Das Zukommen von elektronischen Rechnungen an Behörden erfolgt über eine zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE).
Wie können Rechnungen elektronisch an Bundesbehörden übermittelt werden?
Wollen Sie eine E-Rechnung an Bundesbehörden verschicken, so erfolgt dies über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE). Im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes fungiert die ZRE als Verbindung zwischen Rechnungsstellern und verschiedenen Bundesinstitutionen wie Bundesministerien, dem Bundesrat und den unmittelbaren Behörden.
Lieferanten haben mehrere Optionen, ihre E-Rechnungen an die Behörden zu übermitteln: Direkt über IT-Systeme mittels Webservices wie PEPPOL, per E-Mail oder De-Mail. Wer den Standard der europäischen Norm EN 16931 einhalten möchte, kann eine XRechnung über die Webseite der ZRE hochladen. Für Anbieter ohne spezielle Software bietet die Plattform die Möglichkeit, Rechnungsinformationen direkt einzugeben.
Was ist PEPPOL?
PEPPOL bedeutet Pan-European Public Procurement OnLine und ist ein Netzwerk zur Übertragung von E-Rechnungen, das es ermöglicht, Rechnungen direkt aus den rechnungsstellenden Systemen an ein Verwaltungsportal des Bundes zu senden. Der Bund bietet hierfür einen kostenlosen Webservice an.
Werden elektronische Rechnungen vom Finanzamt anerkannt?
Damit eine E-Rechnung vom Finanzamt anerkannt wird, sind folgende spezifische Richtlinien zu beachten:
Zustimmung des Empfängers
Für das Versenden von E-Rechnungen, einschließlich der im PDF-Format, ist bislang noch die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Dies kann ausdrücklich oder stillschweigend erfolgen, etwa wenn der Empfänger die Rechnung ohne Widerspruch akzeptiert.
Authentizität, Integrität und Lesbarkeit
Es muss stets sichergestellt sein, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der E-Rechnung vom Zeitpunkt ihrer Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gewährleistet sind. Dies kann z.B. durch innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen.
Archivierung
Die Archivierung von Rechnungen muss allgemein so erfolgen, dass sie mindestens zehn Jahre lang jederzeit ohne größeren Aufwand lesbar und auswertbar bleiben. Elektronische Rechnungen müssen zudem in dem Format archiviert werden, in dem sie empfangen wurden. Ein bloßes Ausdrucken und Aufbewahren in Papierform ist nicht ausreichend.
Umsatzsteuer-Gesetz und externe Buchhaltung
Jede Rechnung muss die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, insbesondere jene des § 14 UStG. Wenn die Buchhaltung extern, z.B. durch einen Steuerberater, erfolgt, sollte dieser über das Vorgehen informiert und nach möglichen zusätzlichen Maßnahmen befragt werden.
Spezifische Anforderungen bei öffentlichen Auftraggebern
Für Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern gelten in Deutschland spezielle Anforderungen für E-Rechnungen, insbesondere gemäß dem E-Rechnungsgesetz und der E-Rechnungsverordnung. I.d.R. wird ein strukturiertes Datenformat wie die XRechnung verlangt, nicht nur ein einfaches PDF.
Steuerliche Pflichtangaben einer E-Rechnung
Die steuerlichen Pflichtangaben für elektronische Rechnungen sind dieselben wie für Papierrechnungen und umfassen:
- Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsausstellers und des Empfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers
- Einmalige Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
- Aufschlüsselung des Entgelts nach Steuersätzen und die darauf entfallenden Umsatzsteuerbeträge
- Anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung
- Bruttoentgelt und die darauf entfallende Umsatzsteuer
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind die Anforderungen gemäß § 33 UStDV reduziert: Angaben wie Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der gelieferten Gegenstände, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz genügen.
E-Rechnung Beispiel: Anwendung im Alltag
Ein Juwelier hat einen maßgeschneiderten Verlobungsring für einen Kunden hergestellt. Für dieses einzigartige Schmuckstück möchte er 570 Euro berechnen. Um den Papierverbrauch zu minimieren, entscheidet er sich, die Rechnung per E-Mail zu versenden. Wenn der Juwelier alles korrekt durchführt, erfüllt er alle Anforderungen für elektronische Rechnungen:
- Die Rechnung wurde elektronisch per E-Mail erstellt, versendet und empfangen.
- Sie ist für den Menschen verständlich.
- Das interne Kontrollverfahren stützt sich auf Kunden-, Rechnungs- und Bestellnummer.
- Die Integrität der Rechnung lässt sich problemlos überprüfen.
- Der Kunde hat gemäß der aktuellen Rechtslage nicht widersprochen, sodass seine Zustimmung rückwirkend anerkannt wird.
Am besten überprüfen Sie immer die neuesten rechtlichen Rahmenbedingungen oder lassen sich durch einen Spezialisten beraten. Hierbei stehen wir Ihnen gerne zur Seite und unterstützen Sie bei jeglichen steuerlichen Herausforderungen der E-Rechnung. Also nutzen Sie unsere Expertise, um sicherzustellen, dass Sie alle notwendigen Angaben korrekt vornehmen und vereinbaren Sie jetzt einen Termin für ein unverbindliches Erstgespräch!
Vorteile einer E-Rechnung
In der Geschäftswelt ist die Rechnungsstellung von großer Bedeutung, sowohl bei Dienstleistungen als auch bei Lieferungen. Für jedes Unternehmen ist das Ausstellen von Rechnungen essenziell, da es zur Sicherung und Dokumentation steuerlicher sowie zivilrechtlicher Ansprüche dient, gleich ob im B2B-, B2C- oder B2G-Bereich. Durch die weitgehende Digitalisierung und teilweise Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse können Unternehmen erhebliche Einsparungen realisieren. Die Implementierung von E-Rechnungen bietet dabei signifikante Chancen für eine effizientere Gestaltung der betrieblichen Abläufe:
Schneller Zugriff auf archivierte Rechnungen ohne manuelles Sortieren oder Abheften
Generelle Zeitersparnis, da Rechnungen direkt weiterverarbeitet werden können, ohne sie zu scannen
Reduzierung von Archivierungsaufwand und -kosten durch weniger Lagerplatz und Ordner
Flexibles Arbeiten dank ortsunabhängiger Rechnungsstellung
Minimierung von Fehlern durch automatisierte Prozesse im Vergleich zu manuellen Abläufen
Kostensenkung durch reduzierte Bearbeitungs-, Papier-, Druck-, Kopier-, Transport- und Portokosten
Umweltfreundlichkeit durch Reduzierung des Papierverbrauchs und Wegfall des Versands
Vereinfachte interne Prüfung, da elektronische Rechnungen sofort verfügbar sind
Schnellerer Geldeingang aufgrund zügigerer Zustellung im Vergleich zum Postweg
Einfachere Zusammenarbeit mit Steuerberatern und Finanzämtern durch digitalen Zugriff und punktuelles Auffinden benötigter Rechnungen
Besseres Handling von Reklamationen durch sofortigen Zugriff auf die entsprechende Rechnung, ohne Suchzeiten
Steigerung der Effizienz und Fokussierung auf das Kerngeschäft
Vorteile einer E-Rechnung im Vergleich zu Papier- und PDF-Rechnungen
Insbesondere im Vergleich zu Papier- und PDF-Rechnungen bietet die E-Rechnung wertvolle Vorteile:
Tipp: Stellen Sie frühzeitig auf die E-Rechnung um!
Obwohl die Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich dieses Jahr noch nicht gilt, ist es ratsam, sich frühzeitig auf die bevorstehende Umstellung vorzubereiten und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Darüber hinaus ist es wichtig, eine Lösung zu finden, die sowohl den erforderlichen Standards für E-Rechnungen entspricht als auch den individuellen technischen und finanziellen Gegebenheiten des eigenen Unternehmens gerecht wird.
Fazit
Die Bedeutung elektronischer Rechnungen im Geschäftsumfeld nimmt kontinuierlich zu, insbesondere mit Einführung der Pflicht von E-Rechnungen für B2B-Transaktionen ab 2025. Durch die Digitalisierung von Belegen können Unternehmen ihre Abläufe effizienter gestalten und dabei Kosten senken. Es ist jedoch wichtig, dass Unternehmen bei der E-Rechnungsstellung stets die steuerlichen Vorgaben im Blick behalten, einschließlich der spezifischen Anforderungen an die Rechnung und der Regeln zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung. Aus diesem Grund sollten Sie immer eine auf E-Rechnungen spezialisierte Steuerberatungskanzlei beauftragen, die Ihr Unternehmen in allen steuerlichen Belangen unterstützt. Wir von SKULD stehen Ihnen dabei gerne beiseite! Vereinbaren Sie jetzt einen Termin für ein unverbindliches Erstgespräch.
FAQ - Die E-Rechnung
Laut Wachstumschancengesetz ist eine E-Rechnung definiert als eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, versandt und empfangen wird, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Zudem entspricht die Rechnung der Richtlinie 2014/55/EU und der CEN-Norm EN 16931. Alle anderen Rechnungen, wie Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen, werden unter dem Begriff “sonstige Rechnungen” zusammengefasst.
Die E-Rechnung wird elektronisch erstellt und kann schnell über digitale Kanäle wie E-Mail oder Webportale versendet werden. Im Gegensatz dazu wird die Papierrechnung auf physischem Papier gedruckt und per Post verschickt, was einen längeren Zeitraum in Anspruch nehmen kann. Der Hauptunterschied liegt also in der Art der Erstellung, Übermittlung und Geschwindigkeit des Prozesses.
Bis 2025 ist die E-Rechnung in Deutschland nur für Lieferanten und Dienstleister, die Geschäfte mit dem öffentlichen Sektor – einschließlich Bund, Ländern und Kommunen – tätigen, verpflichtend (EU-Richtlinie 2014/55/EU). Es gibt jedoch Ausnahmen für Direktaufträge unter bestimmten Wertgrenzen, die je nach Bundesland variieren können. Ab 2025 wird es jedoch auch im B2B-Bereich eine Pflicht zur E-Rechnung geben (Wachstumschancengesetz) und ab 2028 auch im internationalen Handel.
Ab dem 01.01.2025 müssen deutsche Unternehmen gemäß EN 16931 den Empfang von E-Rechnungen in B2B-Geschäften verpflichtend sicherstellen. Diese Pflicht betrifft vorerst nur Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen im Inland oder in den durch § 1 Abs. 3 UStG definierten Gebieten, ohne die Notwendigkeit einer vorherigen Zustimmung des Rechnungsempfängers. Für das Ausstellen einer E-Rechnung haben Unternehmer zudem sechs Monate nach Erbringung der Leistung Zeit.
Ab 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen ausstellen, wenn sie Geschäftsbeziehungen mit anderen Unternehmen im Inland oder in den durch § 1 Abs. 3 UStG definierten Gebieten haben. Eine vorherige Zustimmung des Rechnungsempfängers ist in diesen Fällen nicht mehr erforderlich, es sei denn, die Rechnung entspricht nicht den neuen Vorgaben oder es besteht keine allgemeine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung, z.B. bei umsatzsteuerbefreiten Transaktionen oder bei Rechnungen über geringfügige Beträge.
