Gelangensbestätigung
Das oft unbeachtete, aber wichtige Dokument
Innergemeinschaftliche Lieferungen zwischen Unternehmen sind innerhalb der EU in vielen Fällen umsatzsteuerfrei möglich. Dies ist vor allem im Onlinehandel und für Wiederverkäufer relevant. Allerdings gilt die Steuerbefreiung nur dann, wenn eine sogenannte Gelangensbestätigung vorliegt. Hinter diesem etwas sperrigen Begriff verbirgt sich ein Dokument, das den Zugang der Lieferung im Bestimmungsland beim Empfänger belegt. Eigentlich ein einfacher Vorgang, allerdings zeigen sich in der Praxis immer wieder Stolperfallen, fehlende Dokumente oder fehlende Angaben und somit die Gefahr von Steuernachzahlungen. Erfahren Sie hier, wie Sie als Unternehmen am besten vorgehen, um alles rechtskonform abzuwickeln und unerwartete Steuerforderungen zu vermeiden.
Das Wichtigste vorab kurz zusammengefasst
- Der Nachweis: Die Gelangensbestätigung gilt als Nachweis für den Empfang der Ware im Bestimmungsland.
- Der Gegenstand: Notwendig ist die Gelangensbestätigung für umsatzsteuerbefreite innergemeinschaftliche Lieferungen in der EU.
- Die steuerlichen Konsequenzen: Fehlt das Dokument, können Steuernachzahlungen fällig werden, da keine umsatzsteuerfreie Lieferung belegt werden kann.
- Die Aufgabe für Unternehmen: Die Kontrolle der Gelangensbestätigung sollte in alle Buchhaltungsprozesse integriert werden bei allen innergemeinschaftlichen Lieferungen im B2B Bereich.
- Das Dokument: Es gibt keine Formvorschriften, allerdings müssen bestimmte Angaben zwingend enthalten sein, damit das Dokument als Nachweis anerkannt wird.
- Die Übermittlung: Die Gelangensbestätigung kann als Papierdokument ausgestellt werden (dann ist eine Unterschrift des Empfängers bzw. von dessen Beauftragten zwingend erforderlich) oder elektronisch übermittelt werden (bei elektronischer Übermittlung ist keine Unterschrift erforderlich).
- Die Alternativen: Neben dem klassischen Dokument können auch ein CMR-Frachtbrief, eine Spediteursbescheinigung oder Tracking & Tracing Systeme als Gelangensbestätigung gelten, wenn alle notwendigen Angaben enthalten sind.
Was bedeutet Gelangensbestätigung – Definition
Unter Gelangensbestätigung versteht man ein Dokument, das einen Nachweis über den Eingang einer innergemeinschaftlichen Lieferung innerhalb der EU im Bestimmungsland erbringt. Die Bestätigung wird vom Empfänger der Lieferung ausgestellt und dient als Nachweis der Umsatzsteuerbefreiung für B2B Lieferungen.
Rechtliche Grundlagen der Gelangensbestätigung
Umsatzsteuerfreie Lieferungen innerhalb der EU sind in § 6a UStG geregelt. Das damit verbundene Thema der Gelangensbestätigung ist in der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) in § 17 beschrieben. Hier finden sich alle Informationen, auf welchen Wegen ein Nachweis über von der Umsatzsteuer befreite Lieferungen innerhalb der EU erfolgen kann.
Bedeutung der Gelangensbestätigung bei Betriebsprüfungen
Bei einer Betriebsprüfung müssen auf Anforderung alle Gelangensbestätigungen vorgelegt werden, um die umsatzsteuerbefreite Lieferung nachzuweisen. Daher müssen diese Dokumente zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
Ziel der Gelangensbestätigung aus staatlicher Sicht: Karussellgeschäfte vermeiden!
Der Gesetzgeber verfolgt mit der Forderung nach einer Gelangensbestätigung das Ziel, Steuerbetrug durch Karussellgeschäfte oder Kettengeschäfte zu unterbinden. Der Weg der Waren soll lückenlos und nachweisbar verfolgt werden können.
Was ist der Unterschied zwischen Gelangensbestätigung und Spediteurbescheinigung?
Beide Bescheinigungen können als Nachweis genutzt werden, dass die Ware tatsächlich im Bestimmungsland angekommen ist. Dazu müssen jedoch einige Angaben zwingend auf den Dokumenten vorhanden sein, vor allem eine Unterschrift des Empfängers bzw. des Beauftragten. Ein einfacher Lieferschein, der einer Sendung lediglich beiliegt, genügt den Anforderungen hingegen nicht.
Bedeutung der Gelangensbestätigung im EU-Handel
Warum ist eine Gelangensbestätigung im innergemeinschaftlichen Handel in der EU so bedeutsam? Hier die wichtigsten Gründe:
Umsatzsteuerfreie Lieferungen in der EU nur mit Gelangensbestätigung
Innergemeinschaftliche Lieferungen innerhalb der EU sind nur unter bestimmten Voraussetzungen von der Umsatzsteuer befreit.
Steuerliche Risiken bei fehlenden Nachweisen
Falls kein Nachweis für den Zugang der Waren beim Empfänger vorliegt, kann von Seiten der Finanzbehörden eine umsatzsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung nicht anerkannt werden, was zur Nachforderung der Umsatzsteuer beim Versender führt.
Als Steuerberater und Spezialisten für grenzüberschreitenden Handel & E-Commerce unterstützen wir Sie gerne dabei, das Thema Gelangensbestätigung effizient in Ihre Buchhaltungsprozesse einzubinden. Damit Sie unerwartete Steuerforderungen vermeiden können.
Anforderungen an die Gelangensbestätigung
Damit eine Gelangensbestätigung rechtskonform ausgestellt wird, muss das Dokument folgendes enthalten:
Pflichtangaben in einer Gelangensbestätigung
- Name und Anschrift des Abnehmers / Empfängers
- Gelieferte Menge und handelsübliche Bezeichnung der Waren
- Empfänger und Bestimmungsort
- Monat des Erhalts der Ware
- Ausstellungsdatum der Bestätigung
- Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm Beauftragten
Wichtige Hinweise:
- Grundsätzlich kann das Dokument in allen in der EU gesprochenen Sprachen ausgestellt werden. Vorteilhaft ist die Nutzung von Deutsch, Englisch oder Französisch, da hierfür keine amtlichen Übersetzungen angefordert werden müssen.
- Eine bestimmte Form ist nicht vorgegeben, es können Muster genutzt werden, dies ist jedoch nicht zwingend erforderlich. Wichtig ist, dass alle Angaben enthalten sind.
- Bei elektronischen Bestätigungen ist keine Unterschrift erforderlich.
- Die technische Form der elektronischen Übertragung ist nicht vorgeschrieben, es können z.B. sowohl E-Mail, E-Mail mit Anhang oder Web-Downloads genutzt werden.
Wann muss die Gelangensbestätigung erfolgen?
Eine Gelangensbestätigung sollte spätestens am 10. Tag im Monat nach der Lieferung vorliegen.
Sind Gelangensbestätigungen auch als Sammelbestätigungen gültig?
Erlaubt ist auch eine Sammelbestätigung für mehrere Lieferungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums (z.B. für ein Quartal). Sie können daher mit einem Geschäftspartner, für den regelmäßige Lieferungen durchgeführt werden, eine Sammelbestätigung vereinbaren.
Ist ein CMR eine Gelangensbestätigung?
Ein CMR Frachtbrief kann als Gelangensbestätigung gelten, wenn:
- Alle Angaben aufgeführt sind, die für eine Gelangensbestätigung notwendig sind.
- Der tatsächliche Auftraggeber als Absender aufgeführt wird
- Der Empfang der Ware bestätigt wird
Klären Sie dieses Thema daher unbedingt vorab mit dem Frachtführer und Ihrem Steuerberater, wenn Sie ein CMR als Gelangensbestätigung nutzen möchten.
Welche alternativen Formen zur Gelangensbestätigung können außerdem anerkannt werden?
Neben der klassischen Gelangensbestätigung können auch folgende Alternativen genutzt werden:
- Spediteurbescheinigung
Dies gilt nur, wenn die Bescheinigung alle Inhalte enthält, die auch für eine Gelangensbestätigung notwendig sind.
- CMR Frachtbrief
Dieser gilt nur unter gewissen Voraussetzungen als Bestätigung.
- Tracking & Tracing Protokolle
Diese gelten als Gelangensbestätigung, wenn alle relevanten Daten enthalten sind und die Auslieferung beim Empfänger lückenlos nachgewiesen werden kann.
Nehmen Sie sich unbedingt im Vorfeld die Zeit, die einzelnen Liefer- und Bestätigungsmöglichkeiten zu prüfen und die für Ihren Bedarf beste Alternative auszuwählen.
Muster Gelangensbestätigung
In der Regel werden professionelle Transportdienstleister eigene Formulare für die Gelangensbestätigung zur Verfügung stellen. Sie können jedoch auch die kostenlosen Muster nutzen, die zum Beispiel die IHK zur Verfügung stellt.
Ein Beispiel für ein Muster Gelangensbestätigung finden Sie hier.
Wie integriert man als Unternehmen das Thema Gelangensbestätigung in den Buchhaltungsprozess?
Etablieren Sie, am besten gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung, einen strukturierten Prozess, damit im innergemeinschaftlichen Handel das Thema Gelangensbestätigung nicht übersehen wird:
- Verantwortlichkeit festlegen
Legen Sie verlässlich fest, wer dafür verantwortlich ist, dass das Dokument vorliegt. In der Regel ist es zielführend, hier die Buchhaltung, die Versandverantwortlichen oder die Steuerberatung zu beauftragen.
- Sorgfältige Prüfung
Die verantwortliche Person sollte nicht nur den Eingang des Dokuments, sondern auch die Vollständigkeit prüfen und zudem auch einen Abgleich mit den Daten von Rechnung und Lieferschein vornehmen.
- Zeitnahes Agieren
Achten Sie darauf, dass die Gelangensbestätigung zeitnah nach dem Versand eingeholt und geprüft wird, da spätere Nachfragen erfahrungsgemäß oft aufwendiger und weniger erfolgreich sind.
- Archivierung & Verfahrensdokumentation
Integrieren Sie die Gelangensbestätigung in die digitale Ablage, in die Buchhaltungssoftware und in Ihre ERP-Lösungen. Dokumentieren Sie die internen Abläufe in Ihrem Unternehmen im Umgang mit der Gelangensbestätigung, damit Sie bei Betriebsprüfungen die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften nachweisen können.
Durch die konsequente Integration der Gelangensbestätigung in Ihre Buchhaltungsprozesse sichern Sie sich rechtlich ab und reduzieren das Risiko von Steuernachzahlungen bei Prüfungen durch das Finanzamt.
Felix Böckmann
Partner, Steuerberater, Tax Specialist für E-Commerce/Onlinehändler
Expertentipp
Wie wichtig ist die Gelangensbestätigung für umsatzsteuerfreie Lieferungen innerhalb der EU?
Die Befreiung von der Umsatzsteuer innerhalb der EU für Lieferungen zwischen Unternehmen ist ein wichtiger Meilenstein hin zu einer Vereinfachung des innergemeinschaftlichen Handels. Die dafür notwendige Gelangensbestätigung, die vor allem Steuerbetrug erschweren soll, wird leider manchmal von den betroffenen Unternehmen noch etwas stiefmütterlich behandelt. Das kann dazu führen, dass zwar kein Steuerbetrug vorliegt und trotzdem unerwartete Steuernachforderungen auf Unternehmen zukommen. Und alles deshalb, weil das Dokument nicht vorliegt. In der Praxis erleben wir immer wieder, dass Gelangensbestätigungen fehlen oder falsch ausgestellt sind und aufwändig nachgefragt werden müssen. In der Zwischenzeit stocken Rechnungsversand und Zahlungseingang und die Gefahr von Steuernachzahlungen steigt.
Sorgen Sie vor, indem Sie ein effizientes System von Abläufen in Ihrem Unternehmen etablieren und so das Thema Gelangensbestätigung nahtlos und problemlos bearbeitet und nachverfolgt wird. Mithilfe der passenden Buchhaltungssoftware mit entsprechenden Schnittstellen ist dies effizient und schnell möglich. Gerne unterstützen wir von der Kanzlei SKULD unsere Mandanten in diesem Themenbereich. Sie möchten mehr erfahren?
Dann melden Sie sich baldmöglichst bei uns! Wir schauen dann gemeinsam, was wir für Sie tun können.
Die fünf typischen Probleme mit der Gelangensbestätigung in der Praxis
Im Tagesgeschäft mit innergemeinschaftlichen Lieferungen treten erfahrungsgemäß vor allem diese fünf Probleme auf:
- Unterschrift Empfänger fehlt
Falls die Gelangensbestätigung nicht auf elektronischem Wege übermittelt wird, ist zwingend die Unterschrift des Abnehmers bzw. dessen Beauftragten erforderlich. Prüfen Sie daher die Bestätigung sofort und fordern Sie die Unterschrift schnellstmöglich an.
- Dokument entspricht nicht den Vorschriften
Die Gelangensbestätigung sollte unbedingt sofort nach Erhalt auf Vollständigkeit überprüft werden. Falls Inhalte und Angaben fehlen, sollte zeitnah beim Abnehmer bzw. Transportunternehmen nachgefragt werden.
- Lieferung wird von verschiedenen Transportunternehmen durchgeführt
Wenn die Lieferung, was durchaus üblich ist, von verschiedenen Transportunternehmen und Subunternehmen durchgeführt wird, gerät die Gelangensbestätigung manchmal in Vergessenheit. Dann heißt es: Nachforschen! Verpflichten Sie daher möglichst von Anfang an einen zuständigen Transportunternehmer, für das korrekte Dokument zu sorgen, und zwar über den gesamten Prozess hinweg.
- Verzögerungen bei Rechnungen & Zahlungen
Da zunächst der Eingang der Gelangensbestätigung abgewartet wird, erfolgen Rechnungsstellung und Zahlungseingang häufig später. Dies erfordert nicht nur beharrliches Nachhaken, sondern kann auch Liquiditätsprobleme verursachen, wenn der Eingang des Geldes ungeplant lange dauert.
- Steuernachforderungen durch fehlenden Nachweis
Falls keine Gelangensbestätigung vorliegt und der Nachweis der Zustellung nicht anderweitig erbracht werden kann, könnte das Finanzamt bei Prüfungen davon ausgehen, dass keine umsatzsteuerfreie Lieferung vorlag. In diesem Fall kann eine nachträgliche Zahlung der Umsatzsteuer verlangt werden.
Ist bei elektronischer Übermittlung einer Gelangensbestätigung eine Unterschrift erforderlich?
Falls eine Gelangensbestätigung elektronisch übermittelt wird, ist eine Unterschrift nicht erforderlich. Es muss allerdings erkennbar sein, dass die elektronische Übermittlung vom Verfügungsbereich des Abnehmers bzw. dessen Beauftragten ausging.
Weitere wichtige Fragen zum Thema Gelangensbestätigung
Um die Ausführungen zur Gelangensbestätigung abzurunden, hier noch einige weitere Fragen zu diesem Thema:
Müssen Privatpersonen auch eine Gelangensbestätigung ausstellen?
Bei Lieferungen an Privatpersonen handelt es sich nicht um umsatzsteuerbefreite innergemeinschaftliche Lieferungen, sondern um Verkäufe B2C. Diese unterliegen der Umsatzsteuer. Eine Gelangensbestätigung muss daher nicht ausgestellt werden und ist steuerlich auch nicht relevant. Eine Art Ausnahme bildet die Lieferung von Neufahrzeugen an Privatpersonen innerhalb der EU. Hier erfolgt die Lieferung umsatzsteuerfrei, der Erwerber (nicht der Verkäufer!) wird anschließend steuerpflichtig in dem Land, in dem er das Fahrzeug anmeldet.
Ist eine Gelangensbestätigung auch bei Selbstabholung notwendig?
Falls das Empfängerunternehmen die Waren selbst abholt, ist ebenfalls eine Gelangensbestätigung notwendig, da der Zugang beim Abnehmer bestätigt sein muss, um von der Umsatzsteuerbefreiung zu profitieren.
Was geschieht, wenn eine Gelangensbestätigung fehlt?
Falls eine Gelangensbestätigung fehlt, sollte zunächst versucht werden, diese nachträglich oder durch Alternativen zu erhalten. Falls dies aus unterschiedlichen Gründen nicht möglich erscheint, sollte das Thema mit dem Steuerberater besprochen werden, um das weitere Vorgehen abzustimmen.
Fazit
Das Thema Gelangensbestätigung spielt im grenzüberschreitenden Handel innerhalb der EU eine große Rolle. Denn nur mit diesem Dokument kann eine Lieferung von der Umsatzsteuer befreit erfolgen. Wir von SKULD unterstützen Sie gerne bei der Vorbereitung solcher Lieferungen, übernehmen auf Wunsch die Kontrolle der Dokumente und geben Ihnen viele wichtige Tipps, wie Sie das Thema Gelangensbestätigung effizient in Ihre Buchhaltung integrieren können. Vereinbaren Sie daher jetzt einen Termin für ein unverbindliches Erstgespräch.
FAQ
Falls es sich um ein schriftliches Papierdokument handelt, muss die Gelangensbestätigung unterschrieben sein, falls das Dokument elektronisch übermittelt wird, ist dies nicht erforderlich.
Neben der klassischen Gelangensbestätigung können auch Spediteurbescheinigungen,
CMR mit Unterschrift oder Tracking-und-Tracing-Protokolle die Lieferung belegen. Wichtig ist, dass diese Dokumente die gleichen Inhalte wie eine Gelangensbestätigung aufweisen.
Eine elektronische Sendungsverfolgung, auch Tracking & Tracing genannt, kann als Gelangensbestätigung gelten, wenn alle relevanten Daten enthalten sind und der Empfänger den Zugang der Ware bestätigt.
