Mit dem stetig voranschreitenden Wachstum des E-Commerce geraten Online-Händler zunehmend ins Visier der Finanzämter. Denn die globalen Besonderheiten des E-Commerce bringen viele steuerliche Herausforderungen mit sich, die Unternehmen berücksichtigen müssen. So kommt es auch für E-Commerce-Unternehmen verstärkt zu einer Betriebsprüfung. Sind Sie auf eine solche Prüfung vorbereitet? Oder bereitet Ihnen die vollständige Offenlegung Ihrer Buchhaltungsunterlagen Unbehagen? Keine Panik, eine Betriebsprüfung muss nicht zwangsläufig zu teuren steuerlichen Konsequenzen führen – vorausgesetzt, Ihr Unternehmen ist gut gerüstet.
Und wir helfen Ihnen dabei! Wir beleuchten detailliert alles Wichtige zu Vorbereitung, Ablauf, Dauer, Nachzahlungen und Strafen von einer Betriebsprüfung, insbesondere im Kontext des E-Commerce, und geben Ihnen wertvolle Tipps, damit alles glattläuft.
Das Wichtigste vorab kurz zusammengefasst
- Eine Betriebsprüfung dient dazu, festzustellen, ob ein Unternehmen seinen steuerlichen Verpflichtungen ordnungsgemäß nachgekommen ist. Andernfalls können steuerliche Korrekturen oder Nachzahlungen erforderlich werden.
- Die Außenprüfung durch das Finanzamt ist die häufigste Form der Betriebsprüfung.
- Eine Betriebsprüfung wird schriftlich angekündigt und umfasst die Durchsicht aller Buchhaltungsunterlagen und Geschäftsdokumente. Dabei werden mögliche Unstimmigkeiten geklärt und schließlich ein Schlussbericht erstellt.
- Bei E-Commerce-Unternehmen liegt ein besonderer Schwerpunkt der Überprüfung auf der korrekten umsatzsteuerlichen Handhabung von grenzüberschreitenden Transaktionen, der elektronischen Buchführung sowie der Einhaltung aller Vorschriften für digitale Produkte.
- Damit Sie eine Betriebsprüfung vermeiden oder zumindest deren Häufigkeit reduzieren, ist eine präzise Buchführung unerlässlich. Eine gründliche Vorbereitung mit Unterstützung eines Steuerberaters ist dafür sinnvoll.
Was ist eine Betriebsprüfung?
Eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt (in der Regel eine Außenprüfung) ist eine detaillierte Überprüfung der steuerlichen Verhältnisse eines Unternehmens. Dabei wird kontrolliert, ob das Unternehmen seine steuerlichen Pflichten ordnungsgemäß erfüllt hat. Dies umfasst die Einsichtnahme in Buchhaltungsunterlagen und Geschäftsdokumente sowie die Klärung eventueller Unstimmigkeiten. Ziel ist es, etwaige steuerliche Anpassungen oder Nachzahlungen festzulegen.
Was passiert bei einer Betriebsprüfung?
Bei einer Betriebsprüfung wird das Unternehmen schriftlich benachrichtigt. Anschließend werden die Buchhaltungsunterlagen sowie Geschäftsdokumente umfassend überprüft. Der Betriebsprüfer sucht nach Unstimmigkeiten und schaut, ob alle steuerlichen Verpflichtungen korrekt erfüllt wurden. Im Abschlussbericht werden die Ergebnisse dann festgehalten, was zu steuerlichen Anpassungen oder Nachzahlungen führen kann. Ziel ist es, die korrekte Versteuerung der Unternehmensaktivitäten sicherzustellen.
Welche Arten von Betriebsprüfungen gibt es?
Am häufigsten erfolgt eine Betriebsprüfung vom Finanzamt, weshalb wir uns in diesem Artikel auch auf eine solche fokussieren. Es gibt jedoch ebenso eine Betriebsprüfung der Rentenversicherung und noch weitere Prüfungsarten.
Betriebsprüfung durch das Finanzamt
Eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt stellt für die Finanzbehörden der Länder ein zentrales Werkzeug dar, um die Steuern gemäß den gesetzlichen Vorgaben festzulegen und einzuziehen. Dabei werden die wesentlichen Besteuerungsgrundlagen sowohl zugunsten als auch zulasten der Steuerpflichtigen überprüft. Die Betriebsprüfung ist eine nachträgliche und abschließende Kontrolle des Steuerfalles und konzentriert sich auf bestimmte Steuerarten sowie festgelegte Besteuerungszeiträume.
Die häufigste Form hierbei ist die sogenannte Außenprüfung, bei der steuerlich relevante Daten und Dokumente untersucht werden, um sicherzustellen, dass die entsprechenden Steuern in der Vergangenheit ordnungsgemäß abgeführt wurden. Im Gegensatz dazu konzentrieren sich Sonderprüfungen auf spezifische Steuerarten, wie die Lohn- und Umsatzsteuer, können aber auch besondere Aspekte wie Liquiditätskontrollen umfassen.
Darüber hinaus hat das Finanzamt das Recht, Kontrollen wie die Kassen-Nachschau durchzuführen. Im Gegensatz zur Außen- oder Sonderprüfung wird hierbei der aktuelle Zustand überprüft und kein bereits vergangener Zeitraum.
Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung
Eine Betriebsprüfung durch die deutsche Rentenversicherung konzentriert sich auf die sozialversicherungsrechtlichen Aspekte eines Unternehmens und findet alle vier Jahre statt, meist mit Vorankündigung. Im Fokus stehen die korrekte Abführung der Sozialversicherungsbeiträge und die richtige Einstufung von Beschäftigungsverhältnissen. Dabei wird überprüft, ob Arbeitnehmer korrekt als solche gemeldet sind oder ob es sich um Scheinselbstständige handelt, die sozialversicherungspflichtig wären. Werden Unregelmäßigkeiten festgestellt, können Nachforderungen und erhebliche finanzielle Nachteile für den Arbeitgeber entstehen.
Betriebsprüfungen durch andere Behörden
Die Bundeszollverwaltung kann ebenfalls Betriebsprüfungen durchführen, um die ordnungsgemäße Abführung von Verbrauchsteuern zu überprüfen, etwa Branntweinsteuer, Stromsteuer, Kfz-Steuer, Tabaksteuer oder Energiesteuer. Die Häufigkeit variiert dabei je nach Art der Steuer sowie dem betroffenen Unternehmen. Insbesondere größere Unternehmen oder solche, die mit risikobehafteten Waren handeln, werden etwa alle drei Jahre geprüft.
Wer wird bei einer Betriebsprüfung geprüft?
Eine Betriebsprüfung kann verschiedene Steuerpflichtige betreffen, darunter:
- Natürliche Personen
- Juristische Personen
- Personengesellschaften
Diese müssen einen gewerblichen oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieb führen, freiberuflich tätig sein oder sogenannte bedeutende Einkünfte erzielen. Bei anderen Steuerpflichtigen sind Außenprüfungen vor allem dann möglich, wenn bedeutende steuerliche Verhältnisse geklärt werden müssen und eine Prüfung im Finanzamt aufgrund des Sachverhalts nicht praktikabel ist.
Das Finanzamt kategorisiert die steuerpflichtigen Betriebe bei der Außenprüfung darüber hinaus in vier Größenklassen:
- Großbetriebe (G)
- Mittelbetriebe (M)
- Kleinbetriebe (K)
- Kleinstbetriebe (Kst)
Wann macht das Finanzamt eine Betriebsprüfung? Wann wird das Finanzamt misstrauisch?
Das Finanzamt führt Betriebsprüfungen anhand spezifischer Kriterien und Risikobewertungen durch. Eine Prüfung kann auch erfolgen, wenn es Anzeichen für steuerliche Unregelmäßigkeiten gibt. Diese Verdachtsmomente können in folgenden Situationen auftreten:
- Falsche Angaben in einer Steuererklärung
- Zugehörigkeit zu einer Hochrisikobranche, die für Barzahlungen zur Steuervermeidung bekannt ist
- Hinweise von Dritten auf Probleme mit den eigenen Steuerangelegenheiten oder der Buchhaltung
- Deutliche Einkommensschwankungen zwischen den Wirtschaftsjahren
- Häufige verspätete Abgabe von Steuererklärungen
- Ungewöhnliche Buchführungspraktiken im Vergleich zur Branche
- Große Vermögensbewegungen, z. B. durch Immobilientransaktionen
- Plötzlich hohe Umsatzsteuerforderungen
- Verdächtig hohe Gehälter von Direktoren
- Verschweigen von Einkünften
- Niedrige Steuerzahlungen trotz hoher Umsätze eines Unternehmens
- Unternehmensgründung oder -übernahme
Achtung: Betriebsprüfungen sind auch nach Geschäftsaufgabe möglich!
Es wird oft übersehen, dass das Finanzamt eine Betriebsprüfung auch nach einer Geschäftsaufgabe oder Gewerbeabmeldung anordnen kann. Selbst Erben müssen damit rechnen, dass das Finanzamt für die Jahre, in denen der verstorbene Betriebsinhaber tätig war, eine Prüfung durchführt.
Betriebsprüfung: Was wird geprüft?
Was wird bei der Betriebsprüfung überhaupt geprüft? Hier lautet die Antwort: Ihre komplette Finanzbuchführung. Dazu zählen:
- Steuererklärungen
- Jahresabschluss
- Gewinn- und Verlustrechnung
- Verträge
- Betriebsausgaben
- Versicherungsbeiträge
- Umsatzsteuer und Vorsteuerabzug
- Investitionsabzugsbeträge
- Sonderabschreibungen
- Kleinbetragsrechnungen
- Privatnutzung von Telefon, Firmenwagen und Privatkonten
- Daten aus betrieblichen Datenverarbeitungsprogrammen, einschließlich elektronischer Kassen- und Wiegesysteme
- Schuldzinsen
Unsere Spezialisten für Betriebsprüfungen von SKULD übernehmen gerne die Prüfung all Ihrer Finanzbuchhaltungsbelege und bereiten sie gezielt für eine Betriebsprüfung vor. Vereinbaren Sie jetzt einen unverbindlichen Termin für ein Erstgespräch!
Checkliste: Benötigte Unterlagen für eine Betriebsprüfung
In unserer praktischen Checkliste finden Sie detailliert aufgelistet, welche Unterlagen Sie für eine Betriebsprüfung brauchen:
Verjährung und Betriebsprüfung vom Finanzamt: Wie lange kann man rückwirkend geprüft werden?
Generell verjähren Steueransprüche vier Jahre nach dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind. Es gibt jedoch zahlreiche Faktoren, die diese Verjährungsfrist unterbrechen können, wie der Beginn einer Betriebsprüfung oder ein Antrag des Steuerzahlers, die Prüfung zu einem späteren Zeitpunkt durchzuführen. Wenn die Verschiebung aus verwaltungsinternen Gründen des Finanzamtes erfolgt, wird die Verjährung jedoch nicht unterbrochen. Bei festgestellter Steuerhinterziehung können zudem die letzten zehn Jahre geprüft werden.
Wie lange dauert eine Betriebsprüfung vom Finanzamt?
Die Dauer der Betriebsprüfung kann variieren und ist von diversen Faktoren abhängig. So kann sich die Prüfung bei großen Unternehmen über mehrere Wochen oder Monate strecken, wohingegen kleinere Unternehmen oder Einzelunternehmer normalerweise weniger lang geprüft werden. Werden mehrere Geschäftsjahre geprüft, verlängert dies die Dauer der Prüfung entsprechend. Genauso, wenn komplexe steuerliche Strukturen, internationale Geschäfte oder unklare Buchungsvorgänge vorliegen. Generell dauern Betriebsprüfungen bei einem gut vorbereiteten Unternehmen, das sämtliche erforderlichen Unterlagen schnell und geordnet bereitstellt, weniger lang. Eine gründliche Vorbereitung ist daher entscheidend!
Betriebsprüfung: Wie oft findet sie statt?
Wie oft hat man eine Betriebsprüfung? Wie oft eine Betriebsprüfung stattfindet, hängt in der Regel von der Größe des Unternehmens ab, die gemäß § 3 der Betriebsprüfungsordnung (BpO) 2000 festgelegt wird:
- Großunternehmen: Jährlich
- Mittelgroße Unternehmen: Alle 3 bis 5 Jahre
- Klein- und Kleinstunternehmen: Alle 10 bis 15 Jahre
Wo findet eine Betriebsprüfung statt?
In der Regel wird eine Betriebsprüfung in den Geschäftsräumen des Unternehmens durchgeführt. Bei E-Commerce-Unternehmen kann dies jedoch schwierig sein, da sie oft keine traditionellen Geschäftsräume besitzen. In solchen Fällen wird die Prüfung in der Regel im Finanzamt selbst durchgeführt. Es besteht außerdem die Möglichkeit, die Prüfung an einem anderen Ort, wie z.B. beim Steuerberater des Online-Händlers, zu beantragen.
Wie läuft eine Betriebsprüfung beim Finanzamt ab?
Eine Betriebsprüfung vom Finanzamt verläuft typischerweise in mehreren Schritten:
Schriftliche Ankündigung
Normalerweise wird eine Betriebsprüfung etwa zwei Wochen im Voraus schriftlich angekündigt, bei größeren Unternehmen sogar rund vier Wochen vorher. Es gibt jedoch auch unangekündigte Prüfungen, oft als Spezial- oder Sonderprüfungen bezeichnet, wie Lohnsteuernachschau oder Kassennachschau.
Vorbereitung
Alle erforderlichen Unterlagen wie Jahresabschlüsse, Buchhaltungsunterlagen oder Lohn- und Gehaltsunterlagen sollten nun bereitgelegt werden, idealerweise mit Unterstützung durch einen Steuerberater.
Prüfungsbeginn
Die Prüfung startet meist mit einem Eingangsgespräch, in welchem der Betriebsprüfer den Ablauf und die Schwerpunkte der Prüfung erklärt.
Durchsicht
Der Prüfer überprüft und analysiert daraufhin die steuerlichen Unterlagen und Aufzeichnungen. Hierbei können Fragen gestellt und weitere Dokumente angefordert werden.
Feststellungen
Sollte der Prüfer Unstimmigkeiten oder Fehler bemerken, werden diese zumeist mit dem Unternehmer oder dessen Steuerberater besprochen. Dies kann zu Korrekturen führen, die entweder Steuernachzahlungen oder -erstattungen nach sich ziehen können.
Schlussbesprechung
Zuletzt findet noch eine Schlussbesprechung der Betriebsprüfung statt. Auf diese haben Sie stets einen rechtlichen Anspruch. Hier werden die Ergebnisse und mögliche steuerliche Konsequenzen diskutiert.
Prüfungsbericht
Der Betriebsprüfer setzt zuletzt noch einen schriftlichen Prüfungsbericht auf, der die während der Prüfung gemachten Feststellungen und deren steuerliche Auswirkungen dokumentiert. Bei Unklarheiten oder Unstimmigkeiten kann der Unternehmer Einspruch einlegen.
Damit Sie Rechtsstreitigkeiten und teure finanzielle Konsequenzen vermeiden, raten wir Ihnen, unmittelbar nach Erhalt der Prüfungsankündigung unsere erfahrenen Experten von SKULD zu konsultieren. Dank unserer weitreichenden Erfahrung mit Betriebsprüfungen und Prüfungsbeamten, können wir Nachzahlungen und Strafen effektiv minimieren. Kontaktieren Sie uns jetzt für ein unverbindliches Erstgespräch!
Was darf der Betriebsprüfer?
Der Betriebsprüfer hat während einer Betriebsprüfung bestimmte Rechte und Pflichten. Folgende Rechte stehen ihm zu:
- Er bestimmt, welche Zeiträume und welche Steuerarten geprüft werden sollen, was Ihnen in der schriftlichen Prüfungsanordnung mitgeteilt wird.
- Er kann Unterlagen, Stellungnahmen und den Zugriff auf die EDV-Buchhaltung anfordern. Wenn Sie diese Anforderungen nicht erfüllen, müssen Sie mit Sanktionen wie Verzögerungsgeld oder Schätzungen nach Aktenlage rechnen.
Zu seinen Pflichten wiederum zählen:
- Er darf nur die in der Prüfungsanordnung genannten Steuerjahre und Steuerarten prüfen.
- Wenn Sie ihm bestimmte Ansprechpartner nennen, darf er nur diese und keine anderen Personen befragen.
- Der Prüfer ist an das Steuergeheimnis gebunden und darf keine Informationen, die er während der Prüfung erlangt hat, an Dritte weitergeben.
Wie verhalte ich mich bei einer Betriebsprüfung?
Wir verstehen, dass die Ankündigung einer Betriebsprüfung schnell Nervosität und Unbehagen auslöst. Aber keine Angst, mit den folgenden Tipps können Sie sich bestens auf die Betriebsprüfung vorbereiten.
Gründlich vorbereiten
Nach Ankündigung der Prüfung stellen Sie am besten sogleich alle relevanten Unterlagen, wie Buchführungsunterlagen, Belege oder Verträge, vollständig und ordentlich zusammen.
Steuerberater konsultieren
Es ist ratsam, einen Steuerberater hinzuzuziehen, der Sie nicht nur im Vorfeld beraten, sondern auch während der Prüfung unterstützen kann.
Kooperativ verhalten
Zeigen Sie sich stets freundlich und kooperativ. Halten Sie sich jedoch mit übermäßigen Gesprächen zurück und konzentrieren Sie sich auf die gestellten Fragen.
Ruhig bleiben
Ja, eine Betriebsprüfung kann ziemlichen Stress hervorrufen. Versuchen Sie dennoch, stets ruhig und besonnen zu bleiben. Emotionale oder aggressive Reaktionen erschweren den Prozess nur.
Unüberlegte Aussagen vermeiden
Beantworten Sie die Fragen des Prüfers ehrlich. Vermeiden Sie voreilige oder unüberlegte Antworten. Bei Unsicherheiten ist es besser, dies zuzugeben und später mit korrekten Informationen zurückzukehren.
Das Recht auf Akteneinsicht nutzen
Sie und Ihr Steuerberater dürfen sämtliche Unterlagen und Notizen des Prüfers ansehen.
Auskunftspersonen benennen
Falls Sie als Geschäftsführer nicht unmittelbar selbst mit dem Prüfer kommunizieren möchten, können Sie andere Mitarbeiter als Ansprechpartner bestimmen. Achten Sie jedoch darauf, dass das restliche Team keinen Kontakt zum Prüfer hat, da jede Information in die Bewertung einfließen kann.
Ggf. Widerspruch einlegen
Ist die Begründung des Prüfers fraglich oder wirkt dieser auf Sie voreingenommen? Dann können Sie einen Widerspruch einlegen. Ein Widerspruch ist auch möglich, falls grundlegende Informationen in der Prüfungsanordnung fehlen, etwa:
- Name des Betriebsprüfers
- Termin und -ort
- Zeitraum
- Beginn
- Sachlicher Prüfungsumfang (z.B. Steuerarten)
Ihre Rechte und Pflichten als Unternehmer
- Sie sind verpflichtet, bei einer Betriebsprüfung mitzuwirken, d.h. ihm Antworten auf seine Fragen geben, Zugriff auf die Buchhaltung gewähren und Belege bereitstellen müssen.
- Der Betriebsprüfer hat kein Recht, bestimmte Räume zu betreten oder Belege ohne Ihre Erlaubnis einzusehen. Nur bei einer Steuerfahndungsprüfung dürfen Fahnder gegen den Willen Zutritt erzwingen.
- Sie können entscheiden, wer die Fragen des Prüfers beantwortet. Es ist ratsam, diese an Ihre Steuerberatung weiterzuleiten, die dann dem Prüfer Rede und Antwort steht.
- Sie können die Prüfung unterbrechen, beispielsweise wenn eine wichtige Auskunftsperson ausfällt oder der Steuerberater krank wird.
Wer trägt die Kosten einer Betriebsprüfung?
Die Kosten einer Betriebsprüfung trägt in der Regel das Finanzamt, da die Prüfung Teil der hoheitlichen Aufgaben der Steuerbehörden ist. Allerdings können indirekte Kosten für das Unternehmen entstehen, beispielsweise durch die Inanspruchnahme eines Steuerberaters oder den zeitlichen Aufwand für die Bereitstellung der notwendigen Unterlagen und Informationen. Diese zusätzlichen Ausgaben muss das Unternehmen selbst tragen.
Was für Auswirkungen hat eine Betriebsprüfung auf mein Unternehmen?
Eine Betriebsprüfung kann verschiedene Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben. Positiv betrachtet, kann sie zu einer verbesserten Buchführung und internen Kontrolle führen.
Negativ könnten finanzielle Belastungen durch Steuernachzahlungen oder Strafzahlungen entstehen, falls Unregelmäßigkeiten oder Fehler entdeckt werden. Die Untersuchung kann aber auch die steuerliche Bemessungsgrundlage für zukünftige Steuerperioden verändern, was zu höheren oder niedrigeren Steuerzahlungen führen kann. Bei erheblichen Verstößen oder Täuschungshandlungen können finanzielle Sanktionen und in extremen Fällen rechtliche Schritte, wie Haftstrafen, folgen. Zudem kann die Prüfung zeitaufwendig sein und Ressourcen binden, insbesondere wenn umfangreiche Unterlagen und Informationen bereitgestellt werden müssen.
Mögliche Folgen einer Betriebsprüfung: Nachzahlung, Strafe, Schätzungen
Wenn der Steuerprüfer nach einer Betriebsprüfung feststellt, dass Steuerbeträge fehlen, wird eine Nachzahlung fällig, die den fehlenden Betrag plus Zinsen umfasst. Diese Zinsen beginnen in der Regel 15 Monate nach Entstehung der Steuerschuld zu laufen und betragen 0,15 % pro Kalendermonat. Wird die Buchführung als fehlerhaft oder unzureichend befunden oder Steuerbetrug festgestellt, können außerdem Geldstrafen oder in schweren Fällen Haftstrafen drohen.
Mängel in der Buchhaltung können darüber hinaus zu Schätzungen führen, die meist hohe Steuernachzahlungen und Zinsen bedeuten, da sie oft zu hoch ausfallen.
Wie hoch fällt bei einer Betriebsprüfung die durchschnittliche Nachzahlung aus?
Eine Nachzahlung oder Strafe im Rahmen einer Betriebsprüfung wird nicht pauschal festgelegt, sondern variiert je nach den spezifischen Umständen des Unternehmens, wie Art und Größe des Unternehmens, Art der festgestellten Unstimmigkeiten sowie dem geprüften Zeitraum.
Laut der aktuellsten Statistik des Bundesfinanzministeriums betrugen die Steuernachzahlungen 2021 13,1 Milliarden Euro.
Insgesamt lässt sich feststellen, dass für kleine und mittlere Betriebe die Nachzahlungen stetig ansteigen. Vor allem sind Kleinstbetriebe hiervon betroffen: Mittlerweile zahlen diese durchschnittlich fast 79 % mehr, als es noch vor fünf Jahren der Fall war.
Damit Ihre Betriebsprüfung nicht zu drastischen Nachzahlungen und Strafen führt, sind wir für Sie da! SKULD hilft Ihnen erfahren, professionell und vertraulich weiter. Vereinbaren Sie jetzt einen unverbindlichen Termin für ein Erstgespräch!
Kann man sich gegen eine Betriebsprüfung wehren?
Das Finanzamt hat das Recht, Betriebsprüfungen durchzuführen, um die Richtigkeit der Steuererklärungen zu überprüfen. Ein genereller Widerspruch gegen eine solche Prüfung ist nicht möglich. Es gibt jedoch einige Schritte, die beachtet werden können, wenn Zweifel an der Richtigkeit oder dem Umfang der Prüfungsanordnung bestehen:
- Prüfungsanordnung überprüfen, ob alle formalen Kriterien erfüllt sind oder Informationen fehlen
- Begründung anfordern, warum eine Prüfung stattfindet, sofern dies unklar ist
- Termin verlegen, wenn der vorgeschlagene Termin nicht passt
- Begrenzung des Prüfungsumfangs anfragen, falls Bereiche geprüft werden sollen, die bereits ohne Beanstandung geprüft wurden
- Rechtliche Schritte bei schwerwiegenden Meinungsverschiedenheiten oder unrechtmäßiger Prüfungsanordnung einleiten.
- Einspruch gegen den Steuerbescheid einlegen, sofern Sie mit den Ergebnissen der Prüfung nicht einverstanden sind
Beispiel: Betriebsprüfung Einspruch erheben
Sie vereinbaren mit dem Betriebsprüfer am Telefon, dass die Prüfung aus Platzgründen bei Ihrem Steuerberater stattfinden soll. In der Prüfungsanordnung besteht der Prüfer jedoch auf eine Prüfung vor Ort in Ihrer Firma. Suchen Sie daher das Gespräch mit dem Vorgesetzten des Prüfers und beantragen Sie eine formlose Änderung der Prüfungsanordnung.
Kann man eine Betriebsprüfung vermeiden?
Eine Betriebsprüfung kann nicht verhindert werden, aber die Häufigkeit der Betriebsprüfung kann man beeinflussen.
Nein. Sie können lediglich die Häufigkeit der Betriebsprüfung beeinflussen, sodass Ihr Unternehmen seltener geprüft wird. Hierzu helfen folgende Punkte:
- Belege sorgfältig ablegen und ordnungsgemäß verbuchen
- Buchhaltung übersichtlich und gemäß den Vorschriften führen.
- Auf Schreiben vom Finanzamt fristgerecht reagieren
- Bei absehbaren Fristüberschreitungen das Finanzamt rechtzeitig informieren und eine Verlängerung beantragen
- Jahresabschlüsse nach Möglichkeit von einem Steuerberater prüfen lassen
- Steuerschulden termingerecht begleichen
Was ist bei einer Betriebsprüfung im E-Commerce zu beachten?
Betriebsprüfungen von E-Commerce-Händlern werfen spezifische Herausforderungen und Schwerpunkte auf, die in traditionellen Geschäftsmodellen nicht oder in anderer Weise auftreten. Hier einige wichtige Aspekte, die E-Commerce-Händler bei einer Betriebsprüfung beachten sollten:
- Elektronische Buchführung: Zugriff auf Daten im Z3-Format oder DATEV-Export; korrekter Datenexport entscheidend
- Aufbewahrung von Belegen: Pflicht zur Aufbewahrung aller Belege für 10 Jahre; Nichtbeachtung kann Strafen und Vorsteuerabzugsverweigerung nach sich ziehen
- Umsatzsteuer: Beachtung von Lieferschwellen bei EU-Verkäufen; umsatzsteuerliche Registrierung bei Schwellenüberschreitung
- Dropshipping: Beachtung des Versendungslands für Umsatzsteuerrecht; korrekte Verbuchung und Abführung der Umsatzsteuer
- Lagerhaltung im Ausland: Steuerliche Betriebsstätte und umsatzsteuerliche Pflichten bei Nutzung ausländischer Lager (z.B. Amazon FBA)
- Zahlungsanbieter und Marktplätze: Abgleich der Daten von Zahlungsanbietern (z.B. PayPal) und Verkaufsplattformen (z.B. Amazon, eBay) mit der eigenen Buchhaltung
- Rücksendungen und Stornierungen: Korrekte Erfassung in der Buchführung zur genauen Umsatz- und Vorsteuerermittlung
- Bewertungsreserven: Steuerlich korrekte Behandlung von Bewertungsreserven bei digitalen Gütern und speziellen Geschäftsmodellen
- Datenschutz: Schutz persönlicher Kundendaten bei der Weitergabe an Prüfer
Da unsere Kanzlei auf den Bereich E-Commerce spezialisiert ist, können wir Ihnen als E-Commerce-Unternehmer zuverlässig und erfahren zur Seite stehen, sodass Sie bei einer Betriebsprüfung nichts zu befürchten haben. Kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Erstgespräch!
E-Rechnung und Betriebsprüfung
Die Ära der Papierrechnungen ist vorbei! Elektronische Rechnungen, bekannt als E-Rechnungen, haben sich als neuer Standard im modernen Geschäftsverkehr etabliert. In der öffentlichen Verwaltung sind sie seit vielen Jahren gesetzlich vorgeschrieben und im Steuerrecht weit verbreitet. Ab dem 1. Januar 2025 wird die Pflicht zur E-Rechnung auch im geschäftlichen Bereich zwischen Unternehmen (B2B) eingeführt. Aber was bedeutet das für die Betriebsprüfung? Was für Besonderheiten gibt es zu beachten?
Rechtliche Grundlage
Laut steuerlichen Vorschriften sind E-Rechnungen den Papierrechnungen gleichgestellt. Sie berechtigen zum Vorsteuerabzug, sofern alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten sind. Wichtig ist, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sind. Dies kann beispielsweise durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder einen innerbetrieblichen Kontrollprozess erreicht werden.
Achtung: E-Rechnungen per E-Mail
Elektronische Rechnungen, die per E-Mail empfangen werden, müssen eine qualifizierte elektronische Signatur aufweisen. Für den Vorsteuerabzug muss das Unternehmen diese Signatur überprüfen und das Ergebnis dokumentieren. Fehlt die Signatur oder wird die Überprüfung vernachlässigt, ist ein Vorsteuerabzug nicht möglich. Bei Betriebsprüfungen werden solche Online-Rechnungen besonders genau überprüft und Mängel können zu erheblichen Steuernachforderungen führen.
Wichtige Aspekte bei der Verwendung von E-Rechnungen bei Betriebsprüfungen
Wichtige Aspekte bei der Verwendung elektronischer Rechnungen sind:
- Aufbewahrung: E-Rechnungen müssen, wie Papierrechnungen, 10 Jahre lang im Originalformat aufbewahrt werden. Eine Formatumwandlung ist nur erlaubt, wenn Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit erhalten bleiben.
- Zugriff: Bei einer Betriebsprüfung muss der Betriebsprüfer Zugang zu den E-Rechnungen haben. Dies kann durch einen Datenexport oder direkten Zugriff auf das Buchhaltungssystem erfolgen.
- Prüfbarkeit: E-Rechnungen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar und maschinell auswertbar sein.
- Integrität: Die Unversehrtheit der Daten ist entscheidend. Technische Maßnahmen wie regelmäßige Backups oder revisionssichere Archivierungssysteme helfen, die Datenintegrität zu gewährleisten und nachträgliche Änderungen zu verhindern.
E-Commerce wird zunehmend international betrieben, was Online-Händler vor mehrere umsatzsteuerliche Herausforderungen stellt.
Umsatzsteuerliche Herausforderungen für E-Commerce Unternehmen bei einer Betriebsprüfung
E-Commerce findet zunehmend international statt. Logistikprozesse werden häufig an externe Dienstleister ausgelagert, Transaktionen werden durch zahlreiche Vorab-Systeme dokumentiert. Online-Händler stehen daher vor mehreren umsatzsteuerlichen Herausforderungen, die bei einer Betriebsprüfung besonders hervorgehoben werden können, oft als sogenannte Umsatzsteuer-Sonderprüfung.
Grenzüberschreitende Geschäfte
Ein international tätiger Online-Händler muss die Umsatzsteuervorschriften jedes belieferten Landes beachten, was unterschiedliche Steuersätze, Fristen und Vorschriften einschließt. Dies kann besonders für kleine Unternehmen eine erhebliche bürokratische Belastung darstellen, da sie mehrere Umsatzsteuer-IDs benötigen und regelmäßige Meldungen in verschiedenen Ländern abgeben müssen.
Ist ein Verkäufer auf internationalen Plattformen tätig, hat er in den betreffenden Ländern steuerliche Verpflichtungen. Wird er im Ausland steuerlich belangt und passt seine Rechnungsstellung nicht an, ist er sowohl für die fälschlicherweise ausgewiesene Steuer als auch für die nicht entrichtete Steuer verantwortlich.
Digitale Produkte
Musik- und Video-Streams, Apps, Online-Kurse oder E-Books – digitale Produkte brauchen im E-Commerce keine physische Auslieferung. Dadurch kann es zu steuerlichen Grauzonen kommen. Wo wird das Produkt nun aber „geliefert“? Und welche Umsatzsteuer fällt dementsprechend an? Hier gibt es in unterschiedlichen Ländern verschiedene Regelungen, welche Online-Händler beachten müssen.
Ort der Dienstleistung
Im E-Commerce werden nicht nur physische Produkte verkauft, sondern auch zahlreiche elektronische Dienstleistungen angeboten, etwa Cloud-Services oder Online-Kurse. Hier kann es tückisch werden, den Erbringungsort der Dienstleistung zu bestimmen. Die Umsatzsteuer hängt oftmals vom Standort des Kunden ab, was vor allem bei B2C-Geschäften relevant ist. Dadurch müssen sich die Dienstleister mit der Umsatzsteuer von mehreren Ländern beschäftigen.
Vorsteuerabzug bei elektronischen Rechnungen
Um den Vorsteuerabzug bei E-Rechnungen anwenden zu können, müssen die Rechnungen gewisse Kriterien erfüllen. Nicht selten fehlt diesbezüglich eine qualifizierte elektronische Signatur, ohne die der Vorsteuerabzug nicht möglich ist. Die Folge: Unternehmen riskieren finanzielle Nachteile.
Lagerhaltung
Oft verwenden E-Commerce-Händler Lager- oder Fulfillment-Dienstleistungen in anderen Ländern. Dies kann die Lieferzeit an Kunden vereinfachen und verkürzen. Auf der anderen Seite kommt es oft auch zu steuerlichen Implikationen: Wer ein Lager in einem anderen Land nutzt, muss es häufig als steuerliche Betriebsstätte aufführen. Dies würde wiederum die Konsequenz haben, dass die Umsatzsteuer im betreffenden Land abgeführt werden muss.
Rückgaben und Stornierungen
Stornierungen und Retouren sind im E-Commerce etwas Alltägliches. Doch gerade bei internationalen Verkäufen entstehen viele umsatzsteuerliche Fragen. So muss z.B. richtig festgehalten werden, wie die bereits abgeführte Umsatzsteuer gehandhabt wird, falls das Produkt zurückgesendet oder die Bestellung storniert wird. In diesem Fall werden oftmals Steuerrückerstattungen oder -anpassungen nötig.
Sie sehen: E-Commerce Firmen sehen sich wegen ihrer weltweiten Geschäftsmodelle und digitalen Waren mit speziellen umsatzsteuerlichen Schwierigkeiten konfrontiert. Bei einer Betriebsprüfung können diese Besonderheiten zum Fokus der Untersuchung werden. Daher ist es ratsam, sich gründlich darauf vorzubereiten und externe Fachkenntnisse, etwa durch einen Steuerberater, in Anspruch zu nehmen. Mit auf E-Commerce spezialisierten Steuerberatern unterstützt Sie SKULD gerne bei allen umsatzsteuerlichen Besonderheiten im Onlinehandel. So kann eine Betriebsprüfung ohne Sorge entgegengesehen werden! Melden Sie sich gerne für ein unverbindliches Erstgespräch!
Fazit
Das Thema Betriebsprüfung ist umfassend und weist viele Fallstricke auf. Lassen Sie sich am besten von einer auf E-Commerce spezialisierte Steuerberatungskanzlei helfen! Wir von SKULD unterstützen Sie gerne bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung Ihrer Betriebsprüfung. So stellen wir sicher, dass alle Ihre Steuerunterlagen korrekt sind, damit Sie keine hohen Nachzahlungen oder Strafen befürchten müssen. Vereinbaren Sie jetzt einen Termin für ein unverbindliches Erstgespräch.
FAQ - Die E-Rechnung
Bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt werden die steuerlichen Verhältnisse eines Unternehmens überprüft. Dies umfasst die Kontrolle der Buchhaltung, Jahresabschlüsse, Gewinn- und Verlustrechnungen sowie aller steuerrelevanten Belege und Dokumente. Ziel ist es, festzustellen, ob das Unternehmen seine steuerlichen Pflichten korrekt erfüllt hat. Unstimmigkeiten können zu Steuernachzahlungen oder anderen Korrekturen führen.
Eine Betriebsprüfung vom Finanzamt findet normalerweise alle drei bis fünf Jahre statt, abhängig von der Größe und Art des Unternehmens sowie dessen steuerlichem Risikoprofil. Größere oder risikoreichere Unternehmen werden häufiger geprüft. Die Prüfung wird meist im Voraus schriftlich angekündigt, aber es können auch unangekündigte Sonderprüfungen stattfinden. Genaue Häufigkeit und der Zeitpunkt der Prüfungen werden durch die Finanzbehörden festgelegt.
Die Dauer einer Betriebsprüfung variiert je nach Größe und Komplexität des Unternehmens sowie dem Umfang der zu prüfenden Unterlagen. Bei kleineren Unternehmen kann die Prüfung wenige Tage bis Wochen dauern, bei großen Unternehmen sogar mehrere Wochen oder Monate. Faktoren wie die Organisation der Buchhaltung und die Verfügbarkeit der erforderlichen Dokumente können die Dauer ebenfalls beeinflussen.
